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最近“無限循環(huán)”或許是魔都人民正在經(jīng)歷得一種新生活方式?！皞渭追健弊鴺?biāo)魔都，也正在努力適應(yīng)這種新生活，可能是還沒習(xí)慣，因此文章斷更了一段時間。漸漸地“偽甲方”也接受了并適應(yīng)了“無限循環(huán)”，畢竟生活得繼續(xù)，工作得繼續(xù)，更要抓住這“足不出戶”的好機會練好內(nèi)功，期待日后能在陽光下綻放。

談到“無限循環(huán)”，其實策劃大大小小、各種類型的會議本質(zhì)上也都是循環(huán)，可簡單分成三步曲：會前籌備 — 會中執(zhí)行 — 會后復(fù)盤。上期推文提到了【如何考察會場】和【如何驗收會場】，這都屬于會前籌備的范疇?！皞渭追健笔且粋€有始有終且負(fù)責(zé)任的好男人，本期就來和大家一起聊聊【會中執(zhí)行】這一part。

老規(guī)矩，進入正文前，先給大家講一個真實故事。記得剛?cè)胄胁痪?，就機緣巧合地被委以重任成為了一大型論壇的團隊主力之一，并還有一行業(yè)老法師（當(dāng)時已70多歲）作為我們的顧問。論壇開幕前一晚深夜，老法師回房前特地跑到我面前用她的中氣十足的港式普通話和我交代VIP簽到處一定要與普通代表的有空間上的區(qū)分，并給我比劃了她建議的擺放區(qū)域?！皞渭追健北藭r已完全超負(fù)荷工作，習(xí)慣性微笑著點頭示意明白了，其實就是左耳進右耳出了。第二天一早，“偽甲方”精神抖擻地以為已經(jīng)萬事俱備，正在搗鼓自己的發(fā)型時，老法師氣沖沖地向我走來伴隨著她的“怒罵”，“Unprofessional！”、 “不是這樣滴！”……“偽甲方”瞬間懵了3秒，然后上了火回懟一堆理由并表示來不及做調(diào)整，當(dāng)時內(nèi)心其實就是覺得這不是大問題。老法師詢問了下vendor調(diào)整難度及時間后，三下五除二地進行了修正，并拿出了精致的糖果放在她自帶的裝飾精美的托盤里，開始了她的VIP簽到注冊工作…….“偽甲方”心情平復(fù)后，遠遠地看著老法師，她和那些VIP們有說有笑，時不時遞上一粒小糖果。與此同時志愿者們已經(jīng)將VIP們的會議材料等準(zhǔn)備就緒，絲毫沒有給到VIP們等待的感覺。簡單理解，老法師對VIP簽到處位置的苛刻、自帶精致小糖果并配備精美托盤，這些做法其實就是為了達到：

1）VIP進入酒店第一時間得到主辦方的歡迎；

2）單獨劃分VIP簽到，最大化地給志愿者留出準(zhǔn)備會議材料的時間；

3）拉近主辦方與VIP的距離。

花了挺多篇幅還原這么一個真實故事，一來可能真的是“足不出戶”把自己憋壞了，二來更是想強調(diào)會議的現(xiàn)場執(zhí)行工作的精細程度決定了整個會議的品質(zhì)，故事中提到的內(nèi)容無非都是為了最大程度提升VIP參會的體驗。好了，話不多說，接下來“偽甲方”將結(jié)合近些年來積累的實戰(zhàn)經(jīng)驗以及“被罵”經(jīng)歷，為圈內(nèi)各位提供一份萬能的基于甲方視角下的會議現(xiàn)場執(zhí)行清單。

如果“偽甲方”在AV控臺，我會這么干

將主持詞交由會場主持人（更新最終確認(rèn)的會前視頻播放流程）

提供主持人串場詞給到控臺Show Caller

提供定稿版會議手冊給控臺相關(guān)負(fù)責(zé)人

主辦方內(nèi)部確認(rèn)好暖場視頻內(nèi)容及順序并告知控臺（提前準(zhǔn)備中英雙語提示音）

LED屏幕畫面切換指揮監(jiān)督（窗口切換按最終彩排）

所有上屏畫面（KV、嘉賓介紹等）投屏前再做一次檢查。若有錯誤，用主KV代替

確保嘉賓最終定稿的PPT并傳輸給控臺

提醒并告知演講人如何使用激光筆/翻頁器

嘉賓倒計時提醒（線下舉牌及控臺計時）

按照環(huán)節(jié)要求，提前準(zhǔn)備好舞臺布置（如沙發(fā)，茶幾，同傳耳機，話筒等）

查看返送電視機內(nèi)容顯示是否準(zhǔn)確（PPT/KV/其他畫面）

講臺演講及小組panel切換時時，提醒舞臺燈光對應(yīng)調(diào)整

舞臺一側(cè)設(shè)置無線話筒擺放臺并安排供應(yīng)商專人負(fù)責(zé)

安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)聽同傳耳機以及線上同傳是否正常（原聲/英文/中文聲道）

如果“偽甲方”在連線&導(dǎo)播臺，我會這么干

根據(jù)環(huán)節(jié)，提前開啟對應(yīng)的線上會議室

查看線上嘉賓的網(wǎng)絡(luò)，聲音，畫面等情況，若非正常，立即啟動預(yù)案

若有嘉賓未按計劃正常上線，立即電話聯(lián)系（會前一定要獲得連線嘉賓的聯(lián)系方式）

安排專人處理連線會議室中的嘉賓誤觸操作

線上嘉賓演講時，提醒導(dǎo)播將現(xiàn)場觀眾的畫面輸入連線會議室

要求供應(yīng)商線上錄制視頻

直播開始前務(wù)必與嘉賓、控臺等技術(shù)溝通到位全體standby后，才能正式推流

確認(rèn)所有拉流媒體平臺是否信號正常

各預(yù)案確認(rèn)完成，以應(yīng)對直播期間出現(xiàn)突發(fā)狀況，參考預(yù)案如下：

1）主KV；

2）主辦方宣傳片；

3）提前錄制的城市風(fēng)景照墊片；

4）大會全景

直播中各場景底圖對應(yīng)議程進行切換，注意尺寸比例正確

直播畫面切換指揮監(jiān)督

每一位嘉賓直播畫面中上字幕條前，需再次核對信息是否準(zhǔn)確

最新的貴賓座次席及每個環(huán)節(jié)上臺流程update給導(dǎo)播

監(jiān)督指揮三個場景畫面的取景（會議現(xiàn)場、直播間、連線會議室）

務(wù)必提醒導(dǎo)播線上嘉賓演講時，直播間與連線會議室的呈現(xiàn)畫面是不同的

嘉賓上場的取景：搖臂跟隨嘉賓，同時取景帶上大屏上的嘉賓介紹

講臺演講的取景：注意嘉賓背后的品牌露出（logo或大會名稱等）以及穿屏現(xiàn)象

小組討論的取景：考慮嘉賓坐高，盡可能帶到嘉賓桌牌

如果“偽甲方”在會務(wù)Team，我會這么干

一個大會的會務(wù)工作極其復(fù)雜，本文主要聚焦會場內(nèi)的現(xiàn)場會務(wù)工作。交通、餐飲、住宿、接待等等工作，歡迎圈內(nèi)專業(yè)人士補充。

嘉賓引領(lǐng)點提前踩點確認(rèn)（入場、用餐）

按最終臺型擺放桌牌，安排專人負(fù)責(zé)會議材料補打

復(fù)查嘉賓臺面資料擺放順序及完整性（包括水筆是否書寫流暢）

若有翻臺環(huán)節(jié)，資料回收時要求分類回收，以下兩點請注意：

1）嘉賓隨身物品，交給簽到處；

2）回收有嘉賓筆記的紙并記錄嘉賓姓名。

合作伙伴權(quán)益落地情況匯總，現(xiàn)場拍照存檔

根據(jù)每個環(huán)節(jié)要求，提前準(zhǔn)備好講臺材料/同傳耳機/無線麥等

在講臺或茶幾上備好礦水（特殊情況特殊對待）

安排志愿者清點會場嘉賓人數(shù)（開場后，茶歇后，結(jié)束前）若使用門禁系統(tǒng)，請Vendor提供數(shù)據(jù)分析報告

會場室溫根據(jù)實際情況調(diào)整 、提醒酒店嘉賓茶水服務(wù)

準(zhǔn)備搖鈴，以便茶歇后重新召集嘉賓回到會場

若有合影環(huán)節(jié)，貼完名字的合影座椅提前就位（小tips：給攝影師準(zhǔn)備一支話筒，以便指揮合影）

本期推文就先啰嗦到這，希望能給各位圈內(nèi)人士一定的參考價值?！皞渭追健币蔡岢鲆粋€觀點，無論是甲方還是乙方在做會議活動時，都要有主人翁精神和主辦方思維。

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